メールサービスの代表格、Googleの「Gmail」。しかし、便利な一方で、多機能すぎるためか、複雑に感じる人も多いようだ。そこで今回は、スマホ向けのGmailアプリについての基本操作、メール送信、ファイル添付のほか、アーカイブ、スター、ラベル、通知、スヌーズといった応用機能を分かりやすく解説する。【2019年5月22日更新】
Gmailの基本「アーカイブ」とは
既読・未読にかかわらず、「受信トレイ」にすべてのメールを残したままという人は多いと思う。しかし、こうした状態を放置していると、受信トレイが一向に片付かずかないだけでなく、重要なメールをうっかり見過ごすリスクも高くなってくる。
そこでオススメしたいのが、受信トレイのメールを非表示にできる「アーカイブ」機能だ。アーカイブしたメールは受信トレイから姿を消すが、もちろん実際に削除されるわけではない。基本的には、受信トレイにメールが表示されないようにしただけで、メールの本体はデータとしてサーバー上にしっかり残っている。
そんな単純な機能がなんの役に立つのか不思議に思うかもしれないが、百聞は一見にしかず、実際に使ってみると、これが思いのほか重宝する。アーカイブを習慣づけることでメールであふれかえっていた受信トレイがスッキリと片付くうえ、受信トレイには自然と重要なメールのみが残るようになっていくため、仕事や予定の優先順位も把握しやすくなる。
アーカイブの方法は極めて簡単。受信トレイのメールを左右どちらかにスワイプするだけでいい。アーカイブして受信トレイから消えたメールを再び閲覧したいときは、検索機能で見つけるか、サイドメニューの「すべてのメール」から表示させればOKだ。
なお、記事中ではiPhone向けの「Gmail」アプリを用いているが、特に断り書きがない限り、Androidでも同様の手順で操作可能だ。Androidユーザーもぜひとも参考にしてほしい。
メールの「アーカイブ」のやり方
アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプ。間違って他のメールをアーカイブしてしまった場合は、操作後すぐになら画面下部の「元に戻す」からアーカイブを取り消すことが可能だ。
「アーカイブ」したメールを見るには
アーカイブしたメールは、サイドメニューの「すべてのメール」から表示可能だ。
「すべてのメール」には、アーカイブを含む全メールが保管されている。
「すべてのメール」から目的のメールがなかなか見つからない場合は、送信者や件名、メッセージの内容などをキーワードにして「検索」機能で探し出すといい。
Gmailの基本 「スター」とは
そもそもGmailの生みの親であるGoogleは、世界最大手の検索サービスの運営元でもある。従って、GmailにもGoogle譲りの強力な検索機能が搭載されており、何かしらのキーワードさえ覚えていれば、目当てのメールを極めてスピーディーに探し出せる。
しかし、これは裏を返せば、適当なキーワードを思い出せない限り、目的のメールを見つけるのは至難の業だということだ。
そんな最悪の事態を避けるには、「スター」機能を活用するのがベスト。スターとは、いわば重要なメールに付ける特別な目印のようなもの。有り体にいえば、メールに星型アイコンを付けて、重要なメールであることがわかるように目立たせるといったところだ。
スターを付けたメールは「スター付き」というフォルダーにも保管されるので、こちらにアクセスするだけで手間なく見つけられるというメリットもある。
スターの設定は、メールの右端にある星型アイコンをタップするだけ。アイコンが黄色いときはスター付きの状態で、そこでもう一度タップするとスターが解除されて白色に切り替わる。
メールに「スター」を付ける方法
メールの右端にある星型アイコンをタップして、カラーが黄色に切り替われば設定完了だ。
「スター」付きのメールを確認する方法
スター付きのメールは、サイドメニューの「スター付き」フォルダーから閲覧可能だ。
「スター付き」フォルダーには、スター付きのメールのみ保管されているので、目的のメールを手間なく見つけ出せる。
Gmailの基本「ラベル」とは
Gmailでは通常、メールは受信トレイの「メイン」フォルダーに保管されるが、内容によっては「ソーシャル」「プロモーション」フォルダーに保存されることもある。これはGmailの自動判別機能によるもので、SNS関連のメールは「ソーシャル」フォルダー、広告関連は「プロモーション」へと自動的に振り分けてくれる。
こうした仕組みのおかげで、「メイン」にはプライベートやビジネス関連など、ユーザーにとってより重要度の高いメールのみが届けられ、あまり緊急性のないソーシャルや広告絡みのメールに煩わされずに済むというわけだ。
とはいえ、日々大量のメールが届くようなヘビーユーザーだと、さすがの自動振り分け機能をもってしても手が余る場合もあるだろう。そんなときは「ラベル」でメールを整理してみるといい。ラベルとは、わかりやすくいえば、ユーザーが自由に設定できるメールの「分類」のようなものだ。
例えば、仕事関連のメールには「ビジネス」というラベルを付けるようにすれば、サイドメニューに同名のメールフォルダーが追加されて、そちらからも「ビジネス」ラベル付きのメールを閲覧できるようになる。例えば、資料や書類などを分類別にケースで管理している人は多いと思うが、Gmailのラベルも基本的にはそうした仕組みと考えるとわかりやすいだろう。
ラベルは手動で追加もできるが、送信者や件名、メッセージの内容などの条件に応じて自動的に振り分けることも可能だ。ただし、設定方法はやや上級者向けのため、ビギナーには少々ハードルが高い。従って、いきなり自動振り分けの設定にチャレンジするよりは、まず基本中の基本である「ラベルの作成」と、手動の「ラベル設定」をマスターしておいたほうがいいだろう。
また、メールに対してラベルはいくつでも設定できる。例えば、同僚から旅行のお誘いメールが届いたときは、「ビジネス」に加えて「趣味」というラベルを追加しても構わない。もちろん、複数のラベルを割り当てたメールは、サイドメニューの同名フォルダーならどれからでも閲覧できる。
なお、2019年5月現在、スマホからラベルの作成が利用できるのはiOS版「Gmail」アプリのみで、残念ながらAndroid版は非対応となる。Androidで新しいラベルを利用したい場合は、いったんパソコン版のGmailでラベルを作成するほかない。
iPhoneで「ラベル」を作成する方法
iPhoneでは、サイドメニューの「新規作成」からラベルを作成可能(Android版のGmailアプリでは、ラベルの新規作成は不可)。まず「新規作成」をタップしよう。
入力ボックスにラベル名を入力する。あとで混乱しないように、例えば、「仕事関連」や「友だち」「趣味」など、メールの内容を端的にあらわす名前にするといいだろう。
ラベル名が決まったら、画面右上の「完了」をタップする。
作成したラベルのメールフォルダーが開く。初期状態では、ラベルを設定したメールがまだ存在しないため、1通もメールがない状態になっているはずだ。
作成した「ラベル」をメールに設定する方法
まずメールを開いたら、画面右上の「…」をタップ。
「ラベルを変更」をタップ。
設定したいラベル名のチェックをオンにする(ここでは「仕事関連」)。ラベルの設定が終わったら、画面右上のチェックマークをタップしよう。
正しく設定できていれば、ラベル(ここでは「仕事関連」)を設定したメールが同名フォルダーに保存されているはずだ。
なお、ラベルを削除したい場合は、メール画面右上の「…」をタップして「ラベルを変更」をタップ。次に、削除したいラベルのチェックを外した上で、画面右上のチェックマークをタップすればラベルが削除される。
メールの「自動振り分け」のやり方
手作業でラベルを設定するのが面倒なら、自動振り分け機能を利用しよう。振り分け条件として利用できるのは「差出人」や「送信元」「件名」「メッセージ」などで、条件に一致するメールが届くと自動的にラベルを付けてくれる
自動振り分け機能をうまく活用すれば、例えば、会社の同僚から届いたメールには「業務」、家族のメールには「プライベート」のラベルを付けたり、件名やメッセージ中に通販サイト名が含まれるときは「通販」のラベルを設定したりすることも可能だ。
ビギナーには少々ハードルが高いかもしれないが、いったん条件を設定してしまえば、その後はまったくのノータッチでメールを振り分けられるようになる。普段から大量のメールを受け取っていて、メールの整理に時間を費やしている人ほど重宝すること間違いなしだ。
振り分け条件を作成するには、まずラベルの設定を開く必要がある。「設定」→「自分のアカウント」→「ラベルの設定」を開いて、条件を登録するラベル名(ここでは「仕事関連」)をタップしよう。
なお、Androidではラベルの作成と同様、自動振り分けの設定も非対応だ。自動振り分けを設定するには、パソコン版のGmailを用いる必要がある。
「追加」をタップ。
振り分け条件として利用できるのは「差出人」と「送信元」「件名」のほか、「メッセージ内容」の4種類があるが、ここでは最も利用頻度が高いと思われる「差出人」の登録方法を解説する。
まず、「From」をタップして「名前またはメールアドレス」欄に自動的に振り分けたい相手のメールアドレスを入力しよう。相手の名前を入力しても構わないが、実際に届いたメールの差出人名と完全に一致しないと自動振り分けの対象外となってしまうので、特に不都合がない限りはメールアドレスを利用したほうが無難だ。
入力が完了したら画面右上の「保存」をタップ。
「From」欄に先ほど入力したメールアドレスが表示される。差出人を追加したい場合は「追加…」をタップして、同様の手順で相手のメールアドレスを登録していこう。
差出人の登録がすべて終わったら、画面左上の「<」をタップして設定画面を閉じる。
正しく設定できている場合は、登録した差出人からメールが届くと、指定したラベルのフォルダーへと自動的に振り分られるはずだ。
Gmailの基本「通知」とは
Gmailの通知は、初期設定では「メイン」フォルダーの新着メールのみが対象。従って、「ソーシャル」「プロモーション」に新着メールが届いても通知されることはない。これは頻繁な通知を避けるための配慮ともいえるが、場合によってはすべてのメールで通知を受けたいこともあるだろう。そんなときは、Gmailの「設定」から通知の種類を変更しよう。
iPhoneの場合、利用できる通知の種類は「すべての新着メール」と「メインのみ」のほか、「高優先度」「なし」の4種類。すべての新着メールで通知を利用したいときは、「すべての新着メール」をチェックすればOKだ。
一方、Android版のGmailの場合は、ラベルごとに通知の内容をカスタマイズできるなど、より詳細な設定を利用可能だ。
新着メール「通知」の種類の変更方法
iPhoneの場合、Gmailアプリの「設定」→「利用中のアカウント」→「通知」をタップ。あとは通知の種類から利用するタイプを選択する。
「すべての新着メール」はその名のとおり全メール、「メインのみ」はメインラベルに届いたメール、「高優先度」はGoogleが優先度が高いと判断したメールの通知を利用可能。「なし」を選ぶと、以後は新着メールの通知は一切なくなる。
新着メールすべてに対して通知を出したいときは、「すべての新着メール」を選択すればOKだ。
Gmailの基本「スヌーズ」とは
「スヌーズ」とは、指定したメールを受信トレイからいったん非表示にさせて、好きな日時に再表示させられるという機能だ。そんな変わった機能がいったいなんの役に立つのかと不思議に思うかもしれないが、実際に使ってみるとこれがなかなか便利で手放せなくなる。
例えば、わかりやすい例では、重要な用件のメールのみを受信トレイに残し、緊急度の低いメールはスヌーズさせることで受信トレイをすっきりと整理することが可能。さらに、予定や仕事関連のメールをいったんスヌーズしておいて、リマインダー代わりに約束の日時近くに再表示させることで見逃しを防ぐこともできる。
スヌーズは、メール本文の画面右上にある「…」から簡単に設定できるのでぜひ試してみよう。
「スヌーズ」を設定する方法
まず受信トレイからスヌーズさせたいメールを開いて、画面右上の「…」をタップしよう。
メニューの「スヌーズ」をタップ。
スヌーズの日時を選択する。明日や今週中、今週末、来週のほか、任意の日時や前回使用した日時を選択することも可能だ。
Gmailの基本「迷惑メール防止機能」とは
Gmailに限らず、メールを利用するうえで避けることができないのが、いわゆる「迷惑メール」だ。自分のメールアドレスが出回らないようにいくら注意を払っていても、時間が経つにつれ、出会い系やアダルトサイトの広告や、ワンクリック詐欺などの迷惑メールが届くようになるケースは決して少なくはない。
そんな煩わしい思いを避けるのに役立つのが、「迷惑メール防止」機能だ。Gmailでは、初期状態で本機能が有効になっており、不審なメールに「迷惑メール」のラベルを自動的に付けて、受信トレイをスルーして「迷惑メール」フォルダーに直接送り込んでくれる。
それでも、受信トレイに不審なメールが届く場合は、手動で迷惑メールのラベルを設定するのがオススメ。これを繰り返すことで、迷惑メールの判断精度が向上し、似たような内容のメールが届くと迷惑メールとして扱ってくれるようになる。
不快なメールを「迷惑メールとして報告」する方法
メール本文を開いて、画面右上の「…」アイコンをタップし、メニューを表示させる。
「迷惑メールとして報告」をタップすると、即座にメールが迷惑メールフォルダーに移動する。
「迷惑メール」扱いになっているメールは、サイドメニューの「迷惑メール」フォルダーから確認できる。
迷惑メールは、迷惑メールフォルダー移動後、30日経過すると完全に削除される。
なお、迷惑メールフォルダーには、誤判定などにより、知り合いなどからのメールが送り込まれていることがごくまれにある。こうした場合は迷惑メールではないことを報告し、Gmailに学習させる必要がある。迷惑メールの解除は、メール画面右上の「…」→「迷惑メールではない」をタップすればOKだ。
大切なメールが迷惑メール扱いされていて「受信トレイ」に届かないという可能性も決して皆無ではないので、念のため、定期的に迷惑メールフォルダーの中身はチェックしておいたほうが無難だ。
Gmailの基本「添付ファイル機能」とは
スマホ写真をメールで送りたいときは、Gmailの「添付ファイル」機能を使おう。利用方法は、まずメールを新規作成し、画面右上にあるクリップ型のアイコンをタップ。iPhoneの場合は、画面下にカメラロールが表示されるので、左右のスワイプ操作で写真を選択しよう。
また、カメラロールの下には「最近使用した添付ファイル」も用意されているので、以前に添付したことがある写真を再度送るときは、こちらから選ぶようにすれば余計な手間が省ける。
一方、Androidの場合は、メールの作成画面でクリップ型のアイコンをタップすると、ファイルメニューが表示されるので、そこから目的の写真を選べばOKだ。最近撮影した写真は「最近」という項目にも登録されているはずなので、直近の写真は「最近」から選ぶようにすれば余計な手間が省けるはずだろう。
写真を添付してメールを送信する方法
メール画面右上のクリップ型のアイコンをタップする。
メール作成画面下部にカメラロールが表示される。左右のスワイプで目的の写真を探し、タップで選択しよう。
なお、カメラロールにない使用したい写真がないときは、カメラロール右隅の「>」をタップ。これで「モーメント」が表示されるので、iPhoneで撮影した写真すべてにアクセス可能だ。
メール本文に選択した写真が挿入されたら、添付は準備完了。送信アイコンをタップしてメールを送ろう。
Gmailの基本「複数アカウント」とは
Gmailでは、複数のアカウントを切り替えて利用することもできる。しかも、アプリ上から比較的かんたんにアカウントを切り替えられるなど、複数アカウントの利用を積極的にすすめているフシさえあるほどだ。
従って、1つのGmailアドレスで仕事とプライベートなどのやり取りを無理にこなす必要はなく、用途別に複数のメールアドレスを使い分けて使ってもまったく支障はない。
アカウントを追加するには、まず受信トレイを開いて画面上の検索ボックス右端にあるユーザーアイコン部をタップして、アカウント情報ウィンドウを表示。あとは「別のアカウントを追加」を開いて、画面の指示に従っていくだけで追加アカウントを作成できる。
無事に登録が完了すると、新規アカウントがGmailアプリに追加され、ユーザーアイコンからアカウントを切り替えられるようになる。
Gmailにアカウントを追加する方法
検索ボックス右端のユーザーアイコンをタップ。
「別のアカウントを追加」をタップ。
アカウントの種類から「Google」(Gmail)を選んで、ユーザー登録を行っていこう。もちろん、すでに作成済みのGmailアドレスを追加することも可能だ。
なお、Gmail以外にも、「iCloud」「Outlook、Hotmail、Live」「Office365」「Yahoo」「その他(IMAP)」のメールアカウントも追加できる。
登録作業がすべて完了すると、管理画面に新規アカウントが追加される。
まとめ
無料のメールサービスでありながら、トップクラスの多機能を誇る「Gmail」。メールは送受信だけできれば十分と考える人も多いだろうが、今回レクチャーした「スター」や「ラベル」「アーカイブ」「迷惑メール」などの機能を活用すれば、メールの管理が見違えるほど捗るようになるはずだ。もちろん、すべてを一度に覚える必要はないので、興味のある機能から試していき、徐々にスキルアップしていこう。
◆篠原義夫(フリーライター)
パソコン雑誌や家電情報誌の編集スタッフを経て、フリーライターとして独立。専門分野はパソコンやスマホ、タブレットなどのデジタル家電が中心で、初心者にも分かりやすい記事をモットーに執筆活動を展開中。
